Tips from Tops. Якими таскменеджерами користуються топи

У рамках рубрики Tips from Tops ми запитали у топменеджерів, якими інструментами вони користуються для щоденної організації справ.

Тарас Кириченко, радник Голови Правління Правекс Банку

Я користувався безліччю інструментів, і досвід показав, що найкраще працюють прості програми без важкого функціоналу. Для мене важливо не тримати всі свої завдання у голові, регулярно вивантажувати зайве та вивільняти мозок, щоб нічого не забувати та не відчувати зайвого стресу. 

Зараз вибрав для себе декілька програм, якими однаково зручно користуватися і на телефоні, і на десктопі:

Outlook — задачі, календар та управління повідомленнями на пошті. 

Evernote — для зберігання особистих даних на кшталт корисних/цікавих статей.

MindManager — для структурування думок та підготовки до виступів.

Сергій Булавін, Senior Vice-President AgroGeneration, Vice-President SigmaBleyzer

Раніше я багато років активно користувався Toodledo. Але близько двох років тому я почав шукати систему, яка б поєднувала можливості Getting Things Done, CRM, поштового клієнта, зручний календар, пошук і фільтри до всіх елементів та могла робити зв’язки між будь-якими елементами системи (наприклад, щоб можна було зв’язати контакт із task або з елементом календаря, або з нотатками). Все це я хотів мати в одній системі з можливістю синхронізації з хмарними та поштовими сервісами. Крім того, я хотів, щоб система мала portable версію.

Фактично, я знайшов тільки одну систему, яка відповідала всім моїм вимогам — Essential PIM. Користуюся нею близько двох років та можу рекомендувати. Вона не безкоштовна, але, на мою думку, вартує своєї ціни.

Дмитро Карчук, виконавчий директор CEO Club Ukraine

Я вже декілька років працюю за методологією Getting Things Done. Після кількох спроб та експериментів перейшов на Wunderlist. Серед плюсів — дуже простий, мінімальний функціонал, гнучкий і зручний у користуванні. Також є мобільний додаток, що дозволяє робити нотатки на ходу, отримувати нагадування, кидати задачі в папку Inbox, яку згодом можна сортувати. Щоправда, інструмент потребує абсолютної дисципліни. Пропустив день — витратиш значно більше часу на відновлення статусів. Також через простоту функціоналу деякі речі потрібно робити «вручну» (наприклад, хештеги чи нотатки доводиться створювати у вигляді задач).

Головний мінус — сервіс не підходить для спільного управління проєктами, це радше індивідуальний трекер особистих і делегованих задач.

Дмитро Стрижов, засновник і CEO «Sheriff»

Outlook — класика, якою користуюсь уже багато років. Це мій єдиний органайзер, що дозволяє працювати з календарем, планувальником завдань, записником і менеджером контактів, а також формувати певні необхідні групи — наприклад, членів відділів компанії чи всіх керівників. Серед переваг можу виділити безпечність і надійність (компанія докладає багато зусиль для посилення системи безпеки), інтеграція з іншими інструментами, можливість пошуку в усіх створених записах. Серед недоліків — невеликий обсяг сховища та несучасний дизайн, але це, порівняно з можливостям, радше примха.

Володимир Щупак, співвласник Effetex LLC

Користуюся Trello вже кілька років. Це дуже простий і зручний інструмент для наведення порядку в своїх справах. Використовую у двох напрямках — веду свої нагадування та спілкуюся з віддаленими командами.

Для себе записую поточні справи і завдання на майбутнє. Регулярно переглядаю картки, редагую, записую нові думки та ідеї. Коли завдання виконане або втрачає актуальність — відправляю в архів, що допомагає не захаращувати робочу дошку.

Під час командної роботи в Trello дуже зручно ставити завдання, обговорювати їх із колективом і відстежувати виконання. Легко пріоритезувати завдання, контролювати терміни їхнього виконання. Також є можливість прикріплювати необхідні файли і тримати все необхідне в одному місці «під рукою». Досить просто вести одночасно кілька проєктів і / або команд.

Сергій Мартинчук, Country Manager Cisco Systems

Останні 12 років одним з основних інструментів для управління особистою ефективністю є Outlook. В першу чергу – це календар і задачі. 

Багато колег і навіть друзі вже знають, що, якщо чогось немає в моєму календарі, то, найімовірніше, в реальному житті це теж не відбудеться. Кількість зустрічей така велика, що без планування все ризикує перетворитися на хаос.

Що стосується задач, то це, можна сказати, мій інструмент самозбереження. У спробі запам’ятати усе, що потрібно зробити та кому зателефонувати, існує ризик не вберегти мозок від перегорання. Краще дозволити машині зберігати всю цю інформацію за вас.

Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

Executives Club

Executives Club

закритий бізнес-клуб
для топ-менеджерів