Оптимізація персоналу: покрокова інструкція

Ольга Садоха
Ольга Садоха
бізнес-тренерка та консультантка з організаційного розвитку, коуч з управління, засновниця тренінгово-консалтингової компанії River Of Knowledge

У кризових обставинах, які спричинив коронавірус, бізнесові потрібно вживати всіх необхідних заходів, щоб вижити. Однак ці заходи мали б забезпечувати не лише короткотермінові цілі (вижити та зберегти активи, інвестиції власників). Також важливо врахувати і те, що як минуть екстремальні обставини, потрібно буде підніматись на ноги й розвиватись, долаючи економічну кризу. І для цього вам необхідні будуть продуктивні, лояльні та досвідчені працівники. 

Найчастіше бізнеси вирішують скоротити витрати. При цьому витрати на людський капітал (фонд оплати праці та додаткові винагороди, пільги, доплати, інвестиції у розвиток людей, залучення кандидатів, витрати, пов’язані із соціальною відповідальністю бізнесу) часто становлять 50 % і більше у структурі всіх витрат.

Особливо відчутними ці витрати є для малого та середнього бізнесу, які зазвичай мають невелику фінансову «подушку» або взагалі її не мають. Тому логічно та доречно суттєво зменшити витрати на персонал, переважно оптимізовуючи його чисельність, іншими словами, скорочуючи працівників.

Яких обов’язкових кроків потребує процес оптимізації персоналу? Яким алгоритмом дій варто скористатися, щоб зменшити негатив цього процесу?

Крок 1. Створіть команду

Сподіваюсь, що ви вже створили у своїй компанії антикризову команду. Вона вам потрібна, навіть якщо ваш бізнес невеликий. Бо одна голова — добре, а кілька — це однозначно краще. Оптимізація персоналу — це складний проєкт.

Крок 2. Розподіліть відповідальність щодо комунікування

Обговоріть і узгодьте з командою ваше комунікування з працівниками: хто, про що, кому, коли і як буде повідомляти. 

Розмовляйте з працівниками часто і чесно. Не замовчуйте проблем, які виникають. Мовчати не можна! Бо люди самі придумають, що буде далі. Це — не найкращий сценарій, тривожність підвищиться, а лояльність знизиться.

Перевагою постійної та чесної комунікації є те, що у кризовій ситуації ваші працівники, знаючи справжній стан справ, можуть запропонувати вам хороші варіанти виходу із ситуації, що склалася. Особливо це ймовірно, якщо ваші люди є лояльними до вас, цінують вашу компанію як місце праці й готові разом із вами пройти цей непростий шлях.

Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

Крок 3. Прочитайте закони

Ще раз ретельно вивчіть усі правові нюанси, пов’язані зі звільненням працівників. Тут варто звернутись до трудового законодавства: Кодекс законів про працю України, нормативно-правовий коментар до КзППУ, інші закони та підзаконні акти, які регулюють трудові взаємини та соціальний захист.

Адже помилки при звільненні можуть призвести до судових позовів та непотрібних, чималих витрат, можуть вплинути на репутацію компанії і власника. Цей негатив може завадити в майбутньому, коли ви почнете відновлюватись і вам потрібно буде наймати найкращих.

Раджу проконсультуватись із фаховим юристом, краще — з адвокатом, який займається трудовими спорами. Він зможе порадити вам альтернативні підходи.

За результатами перших трьох кроків мають бути ухвалені рішення: 

  • Чи скорочуватимете персонал.
  • Чи скористаєтесь юридичним процесом скорочення чисельності персоналу.*

(*Скорочення персоналу як офіційна юридична процедура регулюється статтями 40 (п. 1), 42, 43, 44, 49 (2) Кодексу законів про працю України. Згідно із законодавством вам потрібно буде попередити кожного працівника у письмовій формі не пізніше як за 2 (два!) місяці до дати запланованого звільнення й отримати його підпис під попередженням.

Крім того, ви зобов’язані повідомити офіційним листом Службу зайнятості за місцем вашої реєстрації про те, коли і скількох працівників, на якій підставі ви будете скорочувати. Тому рішення яким шляхом оптимізовувати чисельність персоналу варто приймати виважено, все добре порахувати.)

  • Якщо ви вирішите не скорочувати персоналу, то важливо зрозуміти як ви будете оптимізовувати витрати на нього і як допомагатимете своїм людям залишатись вмотивованими, підтримуватимете їхній дух та як комунікуватимете з ними.

Яке б рішення ви не ухвалили, у будь-якому випадку рекомендую зробити подані нижче кроки, адже вони допоможуть вам оцінити поточний стан процесів та бізнесу.

Крок 4. Ретельно проаналізуйте всі свої бізнесові та технологічні процеси, навіть якщо вони у вас не формалізовані.

Актуалізуйте їх, зважаючи на реальні обставини, та поділіть на дві категорії:

  • ті, які потрібно буде підтримувати так, як і раніше,
  • ті, які будуть тимчасово непотрібні або зможуть діяти в скороченому варіанті. 

Проаналізуйте всі роботи, всі реальні завдання та функції, які виконують ваші працівники і які потрібно буде виконувати. Особливо уважно проаналізуйте ваш основний бізнесовий процес, який приносить вам доходи і задовольняє потреби ваших клієнтів. Також ретельно розгляньте головні допоміжні процеси, які мають працювати  для того, щоб основний процес був ефективним.

Люди, які задіяні в ці процеси, особливі найкращі виконавці в цих процесах — це ваш актив, навіть якщо ви призупиняєте діяльність. Ваше завдання — зберегти їх, якщо можливо. 

 І загалом перегляньте свої бізнесові процеси.

Це багато роботи, і її важливо виконати разом із всією менеджерською командою. Адже якщо ви звільнятимете людей у стані паніки, не продумавши, то можете мати більше проблем, аніж користі: застопорити головні процеси, послабити виробництво і втратити якість ваших продуктів чи послуг.

Результати такого всебічного аналізу в рамках Кроку 4 — це:

  • Актуалізовані бізнесові та технологічні процеси.
  • Список працівників, які вам вкрай потрібні, щоб якісно підтримувати бізнесові та технологічні процеси. Тут варто мати список-максимум і список-мінімум.
  • Список працівників, яких ви хотіли би зберегти, однак не можете забезпечити їх роботою.
  • Список тих, кого ви можете втратити без наслідків для вашого бізнесу сьогодні й у майбутньому.
  • Як кожен менеджер буде перерозподіляти роботу у своїй команді й у межах бізнесових процесів, щоб розуміти навантаження на працівників. Чи ви зможете дати раду з тими, хто залишиться, як це позначиться на продуктивності людей, їхньому емоційному та психологічному станах, які можуть бути ризики і як запобігти їх виникненню.

Читайте Нотатки СЕО в Telegram

Крок 5. Порахуйте бюджети.

Цей крок має відбуватись паралельно з попереднім, щоб ви могли ухвалювати правильні, ретельно прораховані рішення. Важливо врахувати:

  • Бюджет на фонд оплати праці тих працівників, які залишаються. Відразу продумайте, з якою періодичністю ви будете здійснювати ці виплати — можливо, потижнево для вас буде більш прогнозовано.
  • Бюджет на додаткові виплати: за понаднормові години, роботу у вихідні та святкові дні, у вечірні та нічні зміни, добирання на роботу власним транспортом тощо.
  • Бюджет додаткових витрат, щоб підтримати безпеку праці.
  • Бюджет на утримання тих працівників, для яких у вас не буде зайнятості, однак ви вирішили приберегти їх до кращих часів.
  • Бюджет на скорочення тих, кого ви не можете утримувати. Тут потрібно врахувати:
    • Зарплата за фактично відпрацьований час.
    • Вихідна допомога: згідно із законодавством при скороченні це як мінімум одна середньомісячна зарплата.
    • Грошова компенсація за всі дні невикористаних відпусток, а також за додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи.

Крок 6. Управляйте ризиками.

Дайте собі відповіді на такі запитання:

  • Що може піти не так?
  • Як ви знатимете, що щось відбувається не так?
  • Що робити, якщо ризик настає?

Крок 7. Складіть ретельний план дій.

Ретельний — це фактично щоденний. У ньому має бути чітко визначено:

  • Дії.
  • Очікувані результати.
  • Дедлайни — що і на коли має бути зроблено (іноді до дня і години). 
  • Хто відповідальний за результат.
  • Синхронізація дій антикризової команди — з якою періодичністю ви збираєтесь, щоб обговорювати поточний стан справ (наприклад, щодня о 18.00). 

І узгодьте в менеджерській команді порядок дій у непередбачуваних ситуаціях.

Крок 8. Підсумуйте весь процес:

  • Яких результатів ви досягли як антикризова команда і як компанія загалом.
  • Що вдавалось і завдяки кому чи чому. Це важливо, оскільки процес не з приємних, у ньому буде багато негативу й важливо подякувати учасникам антикризової команди за долучення і готовність брати на себе відповідальність. Це допоможе не загрузнути на негативних аспектах. 
  • Уроки на майбутнє — що не вдавалось і чому.
  • Обговоріть наступні кроки щодо кризового управління бізнесом.
  • Озвучте працівникам компанії результати.

Важливо пам’ятати:

● Із працівниками потрібно комунікувати часто і чесно.

● Підґрунтям для прийняття рішень мають бути ваші цілі як бізнесу, бізнесові процеси, які мають працювати, і те, кого ви, попри все, хочете зберегти.

● Є інші способи скоротити витрати, окрім скорочення персоналу, і потрібно враховувати всі можливості.

● Такі зміни — це командна гра менеджменту вашого бізнесу.

Стати автором блогу Executives

CEO Club Ukraine

закритий бізнес-клуб
для ceo та власників